SIX CLÉS POUR AMÉLIORER LA COMMUNICATION ENTRE MANAGERS ET EMPLOYÉS

Ce n’est pas ce que vous dites, mais comment vous le dites : six clés pour améliorer la communication entre managers et employés

« C’est une chose d’avoir raison et une autre d’avoir raison« . Vous avez peut-être raison, mais vous n’aurez pas raison en le présentant de la mauvaise façon. Et donc, vous obtiendrez le contraire de ce que vous voulez.
Cette déclaration est tout aussi valable pour un employé que pour un cadre.
En fait, il s’agit d’un principe de communication de base qui doit être pris en compte lorsqu’on fait une critique ou qu’on souhaite un changement de comportement.
L’importance de la communication et, plus particulièrement, de la capacité à réagir efficacement est fondamentale tant dans la vie privée que dans le cadre du travail.

1- Le lieu
Si nous devons parler à une personne, nous devons trouver un endroit approprié. Il ne faut jamais réprimander quelqu’un devant d’autres collègues, et encore moins devant des clients.
Cela nuit directement à la relation entre les personnes, en plus d’humilier le partenaire, l’employé ou le patron. Il est important de trouver un endroit qui ne dérange personne, qui soit pratique, déconnecter le téléphone et réserver ce temps pour être avec la personne avec laquelle vous voulez communiquer efficacement.

La préparation de ce que vous voulez dire et de la démarche à suivre est décisive. disait Abraham Lincoln :
« Donnez-moi six heures pour abattre un arbre et je passerai les quatre premières à aiguiser la hache.« 

2- La règle : deux messages positifs et un message négatif

Plutôt que de critiquer directement l’attitude, le comportement ou les résultats d’un travail, le mieux est de commencer par mettre en évidence les aspects positifs de la personne.
Par exemple : « Pablo, tu travailles avec nous depuis 10 ans et l’entreprise est contente de toi. Tu as mené plusieurs projets avec succès et acquis une reconnaissance, tant de la part des clients que de l’entreprise elle-même. Cependant, dans ce dernier projet, l’entreprise n’a pas été satisfaite« .
Après avoir donné un feedback positif sur vos performances, nous nous concentrerons sur l’attitude ou le comportement que nous voulons changer.

3- Des faits, et non des procès d’intention

Nous connaissons le comportement, mais nous ne connaissons pas les causes. Avant de vous aventurer, demandez : « Avez-vous eu un problème ?« , « Pouvons-nous vous aider ?« 
S’il s’agit d’un comportement qui ne s’est pas produit auparavant, il y a probablement une cause raisonnable.
L’employé doit avoir la possibilité de s’expliquer. Une réponse que l’on peut obtenir est la suivante : « oui, la personne qui emmène les enfants à la crèche nous a laissé tomber et j’ai dû les emmener ces trois jours. C’est déjà réglé« .
Il est important d’écouter ceux qui ont développé le comportement que nous voulons corriger avant de prendre une décision. Il est préférable d’attendre et de prévenir que d’anticiper et de devoir s’excuser.

5- Corriger le problème

Une fois le problème clarifié, un changement de comportement doit être sollicité. Et l’amener à s’y engager.
« Si c’est déjà résolu, parfait. En tout cas, je vous serais reconnaissant, si une telle situation se reproduisait, de me le faire savoir sur-le-champ. Êtes-vous d’accord ?« 
Si la réponse est oui, nous avons résolu le problème. Si le problème est plus grave, il existe différentes options :
Un problème de santé de votre propre chef ou d’un proche parent. Il peut vous être conseillé de demander un congé jusqu’à ce que vous vous rétablissiez.
Une séparation ou un divorce. Vous retirer du projet dans lequel vous êtes impliqué jusqu’à ce que vous alliez mieux. En cas de besoin, vous pouvez demander un congé. Si l’entreprise propose des services de conseil, ceux-ci doivent être mis à votre disposition.

6- Clôture de la réunion

Après avoir convenu d’une solution, il est préférable de terminer la réunion en se rendant disponible pour toute question pour laquelle vous avez besoin d’aide.
Et votre dévouement et votre volonté de résoudre le problème sont appréciés.
Souvent, nous ne suivons pas ces étapes simples, qui sont la clé du succès dans la communication interpersonnelle.
Le respect de ces lignes directrices nous aidera à résoudre la situation qui nous concerne, nous évitera de nouveaux problèmes et nous aidera à améliorer la qualité de notre communication.
Comme l’a dit Paul J. Meyer : « la communication humaine est la clé de la réussite personnelle et professionnelle« .

bbc.com

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